Privacy Statement

Het bestuur van de Leidse Studenten Vereniging ‘Minerva’ (hierna LSVM) hecht eraan dat eenieder binnen en buiten LSVM vertrouwen heeft in de wijze waarop LSVM als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevenscherming (AVG) persoonsgegevens verwerkt.

Het hiernavolgende is van toepassing op alle persoonsgegevens die LSVM verwerkt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

AVG-Visie

Eenieder vertrouwt LSVM met betrekking tot gegevensbescherming in de zin van de AVG.

AVG-Missie

Teneinde de AVG-visie van LSVM te realiseren worden de volgende doelen gerealiseerd.

1. Een state-of-the-art gegevensbeschermingsbeleid wordt door het bestuur van LSVM vastgesteld en voorziet in onafhankelijk toezicht op de naleving hiervan.
2. Het bestuur van LSVM stelt vrijwillig een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aan in de zin van artikel 37 AVG en meldt deze aan bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
3. LSVM stelt een permanente AVG Adviescommissie in bestaande uit ter zake deskundige leden en oud-leden
4. Een state-of-the-art AVG Governance-model wordt geïntroduceerd opdat alle belanghebbenden kunnen worden betrokken voor inspraak en reflectie.

AVG-Beleid (algemeen)

Met als doel het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen in de zin van de AVG hanteert het bestuur van LSVM het volgend algemeen gegevensbeschermingsbeleid.

1. Binnen LSVM worden alle beginselen van zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens gerespecteerd
2. LSVM respecteert alle rechten van betrokkenen zoals bedoeld in de artikelen 12 en volgende AVG
3. Personeel en vrijwilligers van LSVM beschikken over relevante kennis op het gebied van privacy en dataprotectie
4. LSVM treft alle noodzakelijke maatregelen teneinde zorg te dragen voor een passende beveiliging van persoonsgegevens in de zin van art. 32 AVG
5. Alle bovengenoemde beleidsonderdelen worden uitgewerkt in een logisch-methodologisch AVG Programma
6. Het AVG-beleid van LSVM wordt regelmatig geëvalueerd en geactualiseerd

1. Herkomst van persoonsgegevens

LSVM ontvangt direct informatie van u wanneer u ervoor kiest een relatie met LSVM aan te gaan, ons belt of mailt of op een andere wijze informatie rechtstreeks aan ons geeft.

2. Categorieën van persoonsgegevens

De volgende persoonsgegevens worden door LSVM rechtstreeks van natuurlijke personen (indien vereist, eerst na toestemming) verkregen.

• Uw voornaam
• Uw achternaam
• Uw geboortedatum
• Uw adres
• Uw telefoonnummer
• Foto’s
• Videobeelden
• Uw e-mailadres

3. Doeleinden van verwerking van persoonsgegevens

LSVM gebruikt uw gegevens voor verschillende doeleinden. Op basis van de uitvoering overeenkomst of totstandkoming van een overeenkomst. LSVM verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Voor relatiebeheer
• Voor het bevorderen van contacten tussen (oud-)leden onderling
• Voor het samenstellen van almanakken
• Voor het houden van een personeelsadministratie
• Voor het beantwoorden van uw vragen
• Voor het beheer van onze websites
• Voor het verzenden van nieuwsbrieven
• Voor managementdoeleinden
• Het uitvoeren van de overeenkomst met u en om u op de hoogte te houden van het verloop daarvan.
• Financiële afwikkeling.

4. Bewaartermijnen

LSVM bewaart persoonsgegevens voor de duur nodig voor het verwezenlijken van de doeleinden, tenzij een langere bewaartermijn door de wetgeving is vereist of toegestaan.

De persoonsgegevens worden opgeslagen en gebruikt voor een periode in overeenstemming met de geldende wetgeving en doelstellingen.

5. Beveiliging

LSVM stelt alles in het werk om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen. Er zijn technische, administratieve en fysieke maatregelen getroffen met als doel het beschermen van persoonsgegevens tegen verlies of het verkeerd gebruik daarvan.

LSVM beschermt uw persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden door LSVM zorgvuldig behandeld en beveiligd. Als verwerkingsverantwoordelijke houden wij ons als vanzelfsprekend aan de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de AVG en de daaruit voortvloeiende regelgeving. Dit betekent onder meer dat LSVM uw persoonsgegevens vertrouwelijk behandelt en passende technische en organisatorische maatregelen treft om uw persoonsgegevens te beschermen.

6. Gegevensverwerking door derden

LSVM kan persoonsgegevens verstrekken aan zogenaamde verwerkers die in opdracht van ons aan u producten of diensten leveren, waarbij uw persoonsgegevens alleen zullen worden gebruikt voor het uitvoeren van die leveringsverplichting. Dergelijke bewerkers zijn niet gerechtigd deze gegevens voor eigen doeleinden te gebruiken. Ook kan het zijn dat we uw persoonsgegevens aan een derde beschikbaar stellen om een aangegane overeenkomst uit te kunnen voeren.

LSVM deelt uw persoonsgegevens alleen met externe serviceproviders die voor ons ondersteunende bedrijfsactiviteiten uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het versturen van mailingen. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. Verder delen we uw gegevens wanneer dat vereist is door wetgeving of overheidsinstanties.

7. Gegevens van minderjarigen

LSVM verzamelt of verwerkt nooit bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of voogd. Indien persoonsgegevens van minderjarigen te goeder trouw toch verwerkt zouden worden, zal LSVM deze zo snel mogelijk na kennisname hiervan wissen uit haar bestanden, nadat eventuele aangegane verplichtingen zijn afgewikkeld.

8. Foto & Video

Binnen LSVM is het maken van foto- en video opnamen exclusief voorbehouden aan daartoe door het bestuur van LSVM aangewezen personen die ter zake gehouden zijn aan een ethische gedragscode.

9. Effectueren rechten van betrokkenen

Het bestuur van LSVM hecht aan het te allen tijde respecteren en effectueren van rechten van betrokkenen.

Voor het gebruik maken van uw rechten als betrokkene, kunt u daartoe een bericht sturen naar privacy@lsvm.nl

LSVM reageert zo snel mogelijk (en zeker binnen vier weken) op uw bericht. Wij kunnen u daarbij vragen om u naar behoren te identificeren.

10. Links naar andere websites

Op de website van LSVM kunnen links staan naar andere websites. LSVM kan echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een website van LSVM zelf is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die wordt bezocht. LSVM heeft geen controle over deze externe websites en wij moedigen u dan ook aan het privacy-beleid van desbetreffende website of sociaal medium te bekijken.

Onze website kan plug-ins van sociale netwerken of andere derden bevatten. Indien wettelijk toegestaan, kunnen deze plug-ins communiceren met de derde die de plugin levert of er informatie naar sturen, zelfs als er niet op de plug-in wordt gedrukt. Deze informatie kan uw IP-adres, informatie over uw browser en apparaat, en het adres van de webpagina die u op onze website bezoekt bevatten. Het laden, gebruiken of klikken op de plug-ins kan tevens cookies plaatsen, lezen en overdragen. Deze cookies kunnen een uniek identificatiemiddel bevatten dat het sociaal netwerk of de derde aan u heeft toegewezen. Het laden, de functionaliteit en uw gebruik van de plug-ins worden geregeld door het privacy-beleid en de voorwaarden van de partij die de plug-in levert.

11. Geen informatie van LSVM meer ontvangen

Uw wens om geen informatie van LSVM (meer) te willen ontvangen, wordt uiteraard gerespecteerd. Wilt u liever geen schriftelijke, telefonische en/of elektronische informatie ontvangen van ons?

U hoeft alleen een e-mail te sturen naar privacy@lsvminerva.nl of een brief te sturen naar

LSV Minerva

Breestraat 50
2311 CS Leiden
Nederland

12. Klachten over gebruik persoonsgegevens door LSVM

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen tegen de wijze waarop LSVM is omgegaan met het verwerken van uw persoonsgegevens. Uw klacht wordt deskundig en onafhankelijk afgehandeld door het Nederlands Privacy Klachten Instituut (NPKI).

Voor het indienen van een klacht kunt u een email sturen naar: fg@lsvminerva.nl

13. Contact met LSVM over het AVG-beleid

Als u nog vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met LSVM via het e-mailadres privacy@lsvminerva.nl.

LSVM behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Bekijk daarom regelmatig het Privacy Statement voor eventuele aanpassingen.

14. Contact met de FG van LSVM

Conform artikel 38 lid 4 AVG kunt u over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van uw gegevens en over de uitoefening van uw rechten uit hoofde van de AVG te allen tijde contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG in de zin van artikel 37 AVG) door een email te sturen naar fg@lsvminerva.nl.